Kantoor supplies zijn de stille werkers van elke werkplek. Je denkt er nauwelijks over na, totdat de printer leeg is, de pen het begeeft of er geen paperclip meer te vinden is. Van printpapier en pennen tot archiefmappen en notitieblokken: de juiste benodigdheden zorgen ervoor dat het werk gewoon doorgaat. Toch weten veel mensen niet goed waar ze op moeten letten bij het aanschaffen van kantoorspullen. Dit overzicht helpt je op weg.
Welke kantoorbenodigdheden horen op elke werkplek
Een goed ingerichte werkplek begint met de basis. Printpapier is het meest gebruikte verbruiksartikel op kantoor. De meeste kantoren gebruiken papier in A4 formaat met een gewicht van 80 gram per vierkante meter. Dat is geschikt voor zowel gewone documenten als brieven. Naast papier horen schrijfwaren zoals pennen, potloden en markeerstiften op elke werkplek thuis. Een balpen schrijft prettig voor dagelijks gebruik, terwijl een fineliner beter werkt voor nauwkeurig werk. Verder zijn opbergmaterialen zoals ringbanden, ordners en documentmappen onmisbaar. Ze houden papieren op orde en zorgen dat je snel vindt wat je zoekt. Kleine artikelen zoals scharen, plakband, paperclips en een perforator lijken vanzelfsprekend, maar als ze ontbreken merk je dat meteen.
Technische hulpmiddelen en inktbenodigdheden
Naast papier en pennen heeft een modern kantoor ook technische benodigdheden nodig. De printer is voor veel bedrijven een onmisbaar apparaat. Daarbij horen inktcartridges of tonercassettes, afhankelijk van het type printer. Een inkjetprinter gebruikt vloeibare inkt, terwijl een laserprinter werkt met toner in poedervorm. Toner gaat over het algemeen langer mee dan inkt en is op de lange termijn voordeliger bij hoog printgebruik. Daarnaast zijn USB sticks, enveloppen en etiketten veelgebruikte producten die je op voorraad wilt hebben. Veel kantoren bestellen dit soort artikelen in grotere hoeveelheden om kosten te besparen en niet steeds opnieuw te hoeven bestellen. Online winkels bieden vaak ruime voorraden en bezorging aan huis of op kantoor, wat tijd scheelt.
Opbergen en archiveren van documenten
Wie veel met papieren documenten werkt, heeft baat bij een goed archiefsysteem. Een archiefkast biedt ruimte voor mappen, ordners en andere documenten die je niet dagelijks nodig hebt maar wel wilt bewaren. Er zijn verschillende soorten kasten beschikbaar: van open rekken tot gesloten metalen kasten met een rolluik of schuifdeuren. Rolluikkasten zijn populair op kantoor omdat ze weinig ruimte innemen en toch veel opbergruimte bieden. Naast kasten zijn hängemappen en tabbladen handig om grote hoeveelheden papier te verdelen in overzichtelijke categorieën. Wie digitaal werkt, heeft minder fysieke opbergruimte nodig, maar ook dan blijft archivering van belangrijke papieren documenten een taak die aandacht vraagt. Denk aan contracten, facturen en officiële correspondentie die je verplicht bent te bewaren.
Duurzame keuzes bij kantoorartikelen
Steeds meer bedrijven letten bij het inkopen van werkplekmaterialen op duurzaamheid. Gerecycled printpapier is inmiddels verkrijgbaar in dezelfde kwaliteit als regulier papier en heeft een lagere milieu impact. Ook navulbare pennen en herbruikbare mappen zijn goede alternatieven voor wegwerpproducten. Bij printers en cartridges kun je kiezen voor huismerken of gerecyclede cartridges. Die zijn goedkoper dan de originele varianten en werken in veel gevallen even goed. Sommige fabrikanten bieden inname programma’s aan voor lege cartridges zodat ze opnieuw verwerkt kunnen worden. Door bewust te kiezen bij de aanschaf van kantoorspullen draag je bij aan minder afval op de werkvloer. Kleine aanpassingen in de inkoop kunnen op jaarbasis een groot verschil maken, zeker in grotere organisaties.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de meest gebruikte kantoorbenodigdheden?
De meest gebruikte kantoorbenodigdheden zijn printpapier, pennen, ordners en mappen. Daarnaast zijn inktcartridges of toner voor de printer, paperclips, scharen en enveloppen producten die op bijna elk kantoor regelmatig worden gebruikt.
Hoeveel printpapier heeft een gemiddeld kantoor per jaar nodig?
Een gemiddeld kantoor gebruikt per medewerker zo’n 10.000 vellen printpapier per jaar. Dat komt neer op ongeveer 20 riemen van 500 vel per persoon. Bij grotere teams loopt dit snel op, waardoor veel bedrijven papier in bulk bestellen om kosten te drukken.
Wat is het verschil tussen een inkjetprinter en een laserprinter?
Een inkjetprinter spuit vloeibare inkt op het papier en is geschikt voor het afdrukken van foto’s en documenten in kleur. Een laserprinter gebruikt tonerpoeier en is sneller en zuiniger bij grote hoeveelheden zwartwitdrukwerk. Voor kantoren met veel printwerk is een laserprinter meestal de voordeligere keuze.
Is gerecycled printpapier even goed als gewoon papier?
Gerecycled printpapier is in kwaliteit vrijwel gelijk aan regulier papier. Moderne recyclingprocessen zorgen ervoor dat de vezels nog steeds sterk genoeg zijn voor dagelijks printwerk. Het papier heeft wel soms een iets warmere kleur dan wit, maar dat heeft geen invloed op de leesbaarheid.